Häufige Fragen

Bei der Registrierung wählen Sie Ihre Branche; Prodify legt daraus sofort ein Werk mit Beispiel-Maschinen, Wartungsplänen und ersten Störungen an. Damit lässt sich in den ersten fünf Minuten eine Störung vom Handy melden und am Bildschirm verfolgen. Danach führt die Seite Einrichtung durch fünf Aufgaben: Maschinenliste hochladen, Kollegen einladen, QR-Etiketten an die Maschinen, Ersatzteile und Reparatur-Historie importieren. Wie lange das dauert, hängt vor allem davon ab, wie sauber Ihre Stammdaten schon aufbereitet sind; mit einer fertigen Maschinenliste sind Sie an einem Tag arbeitsfähig. Siehe Erste Schritte.

Nein. Prodify läuft als SaaS-Lösung — Browser öffnen, anmelden, loslegen.

Ja, für vier Bereiche gibt es einen Massenimport mit eigener Excel-Vorlage: Maschinen, Ersatzteile, Prüfmittel und die Reparatur-Historie. Letztere ist der unterschätzte Punkt: Wenn Sie Ihre bisherigen erledigten Störungen hochladen, kennt Prodify von Anfang an die bewährten Lösungen, die Risiko-Anlagen und die Ausfallkosten Ihrer Anlagen. Alle vier laufen gleich ab (Verwaltung → Daten importieren): Spalten werden erkannt, ein Probelauf prüft jede Zeile, bevor etwas gespeichert wird, und zeigt Fehler mit der Zeilennummer aus Excel. Eine zweite Datei verdoppelt nichts — was es schon gibt, wird erkannt. Ein Import lässt sich zurücknehmen, solange an den Einträgen noch nichts hängt. Bei größeren Migrationen unterstützt unser Team direkt.

Die Rolle gibt die Voreinstellung vor: Administratoren haben Vollzugriff, der Instandhaltungsleiter darf alles Operative außer der Abrechnung, Techniker bearbeiten Tickets und Wartungen, Mitarbeiter melden Störungen und sehen die Bereiche lesend. Darüber hinaus bestimmt der Administrator es aber selbst — mit Rechte-Gruppen, in denen pro Bereich und pro Aktion angehakt wird, was erlaubt ist. Siehe Gruppen & Rechte und Benutzer & Rollen.

Für die Arbeit in der Halle ja. Störung melden samt Foto, Notizen und Fotos im Ticket, Rundgang-Punkte mit Bemerkung und Bild sowie Wartung protokollieren funktionieren im Funkloch: Sie warten auf dem Gerät und gehen automatisch raus, sobald wieder Netz da ist. Bewusst nicht offline gehen Lager- und Bestellbuchungen sowie Übernehmen, Starten, Pause und Fertig. Das hängt am aktuellen Stand auf dem Server; die Knöpfe sind ohne Netz gesperrt und sagen das, statt ein „gespeichert“ zu versprechen, das nicht stimmt. Details im Kapitel Offline-Arbeit.

Ja. Der Beispielbetrieb ist ein fertig befüllter zweiter Betrieb, getrennt von Ihren echten Daten, zum Üben und für Schulungen. Sie öffnen ihn auf der Seite „Einrichtung“ oder über den Firmennamen oben in der Seitenleiste. Die Beispiel-Maschinen, die bei der Registrierung in Ihrem eigenen Betrieb angelegt wurden, entfernen Sie dagegen auf der Seite „Einrichtung“ mit „Beispiele entfernen“. Siehe Beispielbetrieb & Demo.

Ja. Aktivieren Sie an der Maschine einen Zähler (z. B. Betriebsstunden oder Stückzahl) und hinterlegen Sie im Wartungsplan ein Zähler-Intervall. Prodify meldet die Wartung dann laufleistungsabhängig. Siehe „Zählerstände & Laufleistung“.

Muss bei einer Störung eine Firma ran, tippt der Techniker im Ticket auf „An Firma geben“. Daraus wird ein Auftrag an den Dienstleister, der als PDF-Brief rausgeht; Störung und Auftrag bleiben ein Vorgang, bis die Rechnung erfasst ist. Geplante Fremdleistungen ohne Störung legen Sie unter Externe Arbeiten als Auftrag an. Siehe Externe Aufträge.

Ja, dafür gibt es das Andon-Wallboard: eine Vollbild-Anzeige, die sich selbst aktualisiert, nie abmeldet und ohne Login läuft. Am einfachsten öffnen Sie am Fernseher die Board-Adresse; er zeigt dann einen kurzen Code, den Sie unter Einstellungen → Team & Geräte → Wandboards über „Gerät koppeln“ eintippen. Alternativ legen Sie dort ein Board mit Namen an (z. B. „Halle 2 – Eingang“) und öffnen den angezeigten Link einmal auf dem Monitor. Das Board wechselt selbständig zwischen mehreren Szenen: Werk-Puls, offene Störungen, Wartung & Prüfungen, Pflichtprüfungen, Ausfall-Hotspots und Störungs-Trend. Gezeigt wird nur, wozu es auch Daten gibt; so hängt kein leerer Schirm minutenlang an der Wand. Wer den Link hat, sieht die Daten, also nur intern teilen; ein Board lässt sich jederzeit sperren oder mit einem neuen Link versehen. Siehe Andon-Wallboard.

Ja, den Management-Report unter Verwaltung → Berichte. Er rechnet über genau einen Kalendermonat. Oben stehen drei Sätze zur Lage, etwa wie lange Maschinen standen, ob die fälligen Wartungen pünktlich waren und wie viele Pflichtprüfungen überfällig sind. Darunter Verfügbarkeit, Stillstand, größte Ausfälle, Wartung, Pflichtprüfungen und je Kennzahl der Wert des Vormonats. Es gibt ihn als Seite, als einseitiges PDF und als automatischen Monatsversandper Mail an feste Empfänger. Euro-Beträge erscheinen nur für Personen mit dem Recht „Euro-Beträge sehen“ und nur, wenn Kostensätze hinterlegt sind; sonst bleibt es bei Stunden. Siehe Reports & Auswertungen.

Nein. Für die Halle gibt es das geteilte Werkstatt-Gerät: Ein Tablet wird einmal registriert, danach wählt jeder seinen Namen und tippt eine PIN, ohne E-Mail-Konto und ohne Passwort. Diese Geräte-Mitarbeiter legen Sie unter Einstellungen → Team & Geräte → Geräte an, und sie zählen nicht auf das Benutzer-Kontingent Ihres Tarifs. Trotzdem läuft jede Meldung auf die Person und nicht auf einen anonymen Sammelzugang. Begrenzt ist nur die Zahl der Geräte selbst: 1 bei Basic, 5 bei Pro, unbegrenzt bei Enterprise. Siehe Geräte & PIN-Login.

Ja. Jede Änderung — von der Ticket-Erstellung bis zur Lager-Buchung, dazu Anmeldungen, Rechte und Daten-Exporte — steht im Protokoll unter Einstellungen → Datenschutz & Protokoll, mit altem und neuem Wert. Einträge werden dauerhaft gespeichert und sind nicht überschreibbar; als PDF exportierbar.

Audit-Einträge werden dauerhaft gespeichert und sind nicht überschreibbar. Für regulierte Branchen (Pharma, Lebensmittel) gibt es individuelle Vereinbarungen.

Prodify wird in einem Rechenzentrum in Deutschland bei einem deutschen Anbieter gehostet. Es stehen eine Auftragsverarbeitungs-Vorlage (AVV) sowie eine Übersicht der technisch-organisatorischen Maßnahmen bereit. Die endgültige DSGVO-Konformität liegt immer auch beim datenverarbeitenden Betrieb selbst.

Es gibt drei Tarife: Basic (kostenlos, 10 Maschinen / 3 Benutzer, ohne Werkstatt-Gerät), Pro (299 € je Monat, 60 Maschinen / 20 Benutzer / 5 Geräte) und Enterprise (individuelles Angebot, unbegrenzt). Prodify Intelligence ist als Zusatz (+100 € je Monat) zu Pro buchbar und in Enterprise enthalten. Bei jährlicher Zahlung sparen Sie rund 10 %.

Unbegrenzt Maschinen, Personen und Werkstatt-Geräte, Prodify Intelligence inklusive (zu Pro als Zusatz buchbar), persönliche Einrichtung mit Datenübernahme und ein fester Ansprechpartner. Auf Wunsch läuft Prodify auch als Installation im eigenen Haus.

Ja. Die Registrierung startet eine Testphase mit Pro und Prodify Intelligence, in der Regel 30 Tage lang und ohne Kreditkarte. Sie testen also genau das, was Sie danach buchen können. Endet die Testphase ohne Buchung, können alle noch 14 Tage lang Störungen melden und bearbeiten, alles andere ist nur lesbar. Die Daten bleiben vollständig erhalten.

Ja. Auf der Abrechnungsseite öffnet „Tarif ändern“ (in der Testphase „Tarif wählen“) den Tarif-Dialog: Zahlungsweise wählen, Tarif wählen, bei Pro auf Wunsch Prodify Intelligence dazunehmen. Jede Karte sagt, was gegenüber heute wegfallen würde. Die Aktivierung läuft über den geschützten Bezahlvorgang; wer per Überweisung zahlt, schickt stattdessen mit „Wechsel anfragen“ eine Anfrage, und wir stellen um. Enterprise buchen Sie über eine kurze Angebotsanfrage. Ihre Daten bleiben dabei bestehen, es ändern sich nur Kontingente und Funktionsumfang. Siehe Tarife & Abrechnung.

Aktuell nicht als Standard-Funktion. ERP-Konnektoren (SAP, Microsoft Dynamics) sind auf der Roadmap. Im Enterprise-Tarif können wir auf Wunsch individuelle Integrationen umsetzen.

Direkt aus der App: Fragezeichen oben rechts (am Handy unter „Mehr“), dann „Frage an Prodify“. Ein Bildschirmfoto oder Foto lässt sich anhängen. Die Antwort kommt in der App und per E-Mail.

Meist am selben Werktag.

Ja. In einer offenen Frage bittet „Bildschirm zeigen“ um eine Live-Sitzung. Sie beginnt erst, wenn Sie sie bestätigen.

Ja. Die Datenbank wird fortlaufend gesichert, ein Stand der letzten sieben Tage lässt sich wiederherstellen. Gehostet wird in einem Rechenzentrum in Deutschland.