Maschinenverwaltung

Jede Störung, jeder Wartungsplan, jedes Ersatzteil und jede Pflichtprüfung hängt an einer Anlage. Die Maschinenliste ist deshalb die erste Seite, die ein neuer Betrieb füllt. Sie zeigt auch am schnellsten, was in der Halle gerade steht und seit wann.

Die Seite liegt in der Seitenleiste unter Tagesgeschäft → Maschinen. Sehen dürfen sie alle Rollen. Eine Maschine anlegen, ihr Foto aufnehmen und den Status ändern darf, wer das Recht „Maschinen anlegen und ändern“ hat. Ohne eigene Rechte-Gruppe sind das Administrator, Instandhaltungsleiter und Techniker. Den großen Bearbeiten-Dialog, den Import, das Zuordnen mehrerer Maschinen und das Löschen gibt es nur für Administrator und Instandhaltungsleiter.

1. 1Suche — Findet Name, Kürzel und Hersteller.
2. 2Zustand — Alle, Steht und Mit Störung, jeweils mit Anzahl.
3. 3Halle — Ein Knopf je Halle.
4. 4Anlegen — Öffnet den kurzen Anlege-Dialog. Daneben „Importieren“ für Excel oder CSV.
5. 5Eine Zeile je Maschine — Halle und Platz, Status, seit wann, offene Tickets und nächste Wartung. Die Kosten der letzten 12 Monate sieht nur, wer das Recht „Euro-Beträge sehen“ hat. Stehende Maschinen stehen oben.

Die Liste ist nach Dringlichkeit sortiert, nicht nach Alphabet. Oben stehen die Maschinen, die stehen, die mit der längsten Standzeit zuerst. Danach kommen Maschinen mit Störung, dann solche in Wartung, zuletzt der Rest. Ein farbiger Rand links an der Zeile hilft zusätzlich: rot, wenn die Maschine steht, gelb bei Wartung oder überfälliger Wartung.

Über der Liste sucht das Suchfeld in Name, Kürzel, Hersteller, Modell, Seriennummer, Halle und Linie. Daneben stehen Filter: Alle, Steht, Mit Störung und je Halle ein eigener Filter, jeweils mit der Anzahl dahinter. Die Liste lädt 50 Zeilen und hängt beim Scrollen weitere an.

Am Handy ist die Liste nach Hallen gruppiert, Hallen mit stehenden Maschinen kommen zuerst. Jede Zeile zeigt Foto, Name, Kürzel und Platz und darunter den Stand in Farbe, etwa „steht seit 3 T. · 2 Tickets“. Auf dem Tablet hochkant wird aus jeder Zeile eine Karte; Bearbeiten und Löschen liegen dort im Drei-Punkte-Menü.

Am Rechner und auf dem Tablet quer sitzt vor jeder Zeile ein Kästchen. Sobald Maschinen angehakt sind, erscheinen oben neue Knöpfe mit der Anzahl:

„Maschine anlegen“ öffnet einen kurzen Dialog. Gefragt wird nur, was man vor der Maschine stehend weiß. Der Status ist „läuft“.

1. 1Foto — Direkt vor der Maschine abdrücken. Das Foto erscheint in der Liste, im Ticket und beim Scan.
2. 2Bezeichnung — Das einzige Pflichtfeld neben dem Standort.
3. 3Wo sie steht — Halle als Knopf oder „neue Halle“, darunter Linie oder Platz.
4. 4Kürzel — Schlägt Prodify aus dem Namen vor. Es steht später auf dem QR-Etikett.
5. 5Alle Angaben — Öffnet das vollständige Formular mit Hersteller, Modell, Seriennummer, Abteilung, Typ und DGUV-Angaben.

1. 1
   Foto aufnehmen

   Optional. Am Handy öffnet der Knopf direkt die Kamera. Das Foto erscheint später in der Liste, im Ticket und nach dem Scan.
2. 2
   Name eingeben

   Pflicht, zum Beispiel „CNC-Fräse DMU 50“.
3. 3
   „Wo steht sie?“

   Pflicht. Die schon vorhandenen Hallen stehen zum Antippen da, „neue Halle“ legt eine an. Darunter optional Linie oder Platz.
4. 4
   Kürzel prüfen

   Prodify schlägt es aus dem Namen vor, etwa „CNC-01“, mit der nächsten freien Nummer. Es steht auf dem QR-Etikett und lässt sich überschreiben.

Nach „Maschine anlegen“ folgt ein Fertig-Bildschirm mit den nächsten Handgriffen:

Hersteller, Modell, Seriennummer, Abteilung, Maschinen-Typ, Prüfpflicht und Zählerstand kommen später über „Bearbeiten“ dazu. Wer sie gleich eintragen will, wählt im kurzen Dialog „Gleich alle Angaben ausfüllen“. Dann öffnet sich das vollständige Formular, Name, Halle, Linie und Kürzel sind schon übernommen.

1. 1DGUV V3 prüfpflichtig — Einmal umgelegt, wandert die Maschine beim Speichern ins Anlagenverzeichnis und bekommt dort einen Pflichtprüfungs-Plan.
2. 2Zählerstand aktivieren — Erst danach lässt sich ein Stand erfassen und eine Wartung nach Laufleistung statt nach Kalender planen.

Hängt am gewählten Maschinen-Typ mindestens eine Wartungsvorlage, meldet das Formular unter dem Feld: „… Wartungsvorlage(n) werden automatisch ausgerollt“. Beim Speichern entstehen daraus die Wartungspläne der Anlage. Am Handy führt das vollständige Formular beim Anlegen in vier Schritten durch, mit „Weiter“ und „Zurück“ am unteren Rand; beim Bearbeiten stehen alle Abschnitte untereinander.

Der Abschnitt ist optional und richtet sich an Betriebe, die ein Anlagenverzeichnis nach BetrSichV führen. Wird der Schalter „DGUV V3 prüfpflichtig“ gesetzt, kommt ein Feld für das Prüfintervall in Monaten dazu. Für ortsfeste Anlagen sind 48 Monate der übliche Wert.

Beim Speichern legt Prodify die Anlage zusätzlich unter Pflichtprüfungen an: mit fortlaufender Inventarnummer, den übernommenen Stammdaten (Hersteller, Modell, Seriennummer, Baujahr, Standort) und einem Prüf-Intervall in der gewählten Länge. Das passiert einmal; eine Anlage, die dort schon steht, wird nicht doppelt angelegt.

1. 1
   Datei

   „Importieren“ auf der Maschinen-Seite oder Verwaltung → Daten importieren. Unterstützt sind .xlsx, .xls und .csv; die Datei lässt sich auch in das Feld ziehen. Die Vorlage („Vorlage herunterladen“) kommt in der eingestellten Sprache: Die Kopfzeile zeigt in drei Farben, was Pflicht, empfohlen und freiwillig ist, an jeder Zelle hängt ein Hinweis, die gelb hinterlegten Beispielzeilen dürfen stehen bleiben. Nötig ist die Vorlage nicht, die eigene Liste geht genauso.
2. 2
   Zuordnung

   Prodify erkennt die Spalten selbst, auch unter eigenen Überschriften wie „Anlagen-Nr.“, „IBN“ oder „Standort Halle“. Was nicht passt, wird von Hand gewählt; Spalten ohne Gegenstück bleiben weg und werden genannt. Pflicht sind Kennung und Bezeichnung.
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   Probelauf

   Der Server prüft jede Zeile, ohne etwas zu speichern: wie viele Maschinen neu angelegt würden, welche es schon gibt (gleiche Kennung, Groß/Klein egal), welche Zeilen einen Fehler haben — mit der Zeilennummer aus Excel, der Spalte, dem Wert und dem Grund. Die Fehlerliste lässt sich als Excel herunterladen: Der Grund steht vorn, die fehlerhafte Zelle ist rot markiert — korrigieren und genau diese Datei wieder hochladen. Die Beispielzeilen der Vorlage werden erkannt und bleiben weg.
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   Importieren

   Erst jetzt wird gespeichert. Das Ergebnis bleibt stehen: neu angelegt, aktualisiert, übersprungen, nicht importiert, dazu die mit angelegten Abteilungen und Typen und wie viele Wartungspläne über den Maschinen-Typ ausgerollt wurden.

Abteilungen und Maschinen-Typen, die es noch nicht gibt, legt der Import selbst an und ordnet sie zu; der Probelauf nennt sie vorher.

1. 1Zustand — Der Status der Maschine, von Hand änderbar.
2. 2Wartung — „Wartung protokollieren“ für eine Arbeit, die ohne Rundgang erfasst wird.
3. 3Kennzahlen — Seit wann die Maschine steht oder gestört ist, offene Tickets, nächste Wartung. Die Kosten der letzten 12 Monate nur mit dem Recht „Euro-Beträge sehen“.
4. 4Reiter — Übersicht, Wartung, Tickets, Teile sowie Stammdaten & Doku.
5. 5Rundgang — Startet den Rundgang mit allen fälligen Punkten dieser Maschine.
6. 6Offene Tickets — Die laufenden Störungen dieser Maschine. „Neues Ticket“ meldet eine weitere.

Oben stehen Foto, Name, Kürzel, Status und Halle mit Platz. Ein Klick auf das Foto nimmt ein neues auf oder tauscht es aus. Rechts daneben liegen die Auswahl zum Ändern des Status und „Wartung protokollieren“. Darunter folgen die Kennzahlen:

Am Handy beginnt die Seite mit einer großen Statuskarte. Steht die Maschine, zeigt sie in großer Schrift, seit wann. Ein Tipp darauf öffnet „Status ändern“. Darunter liegen zwei Knöpfe: „Störung melden“ und „Rundgang“. Hat die Maschine keinen Wartungsplan, heißt der zweite „Wartung erfassen“.

Alles, was nicht direkt auf der Seite änderbar ist, also Kennung, Abteilung, Maschinen-Typ, Prüfpflicht und Zählerstand-Einstellungen, ändert man im Bearbeiten-Dialog. Der Weg dorthin: am Rechner der Stift in der Maschinenliste, auf dem Tablet „Bearbeiten“ oben auf der Detailseite, am Handy der Stift oben rechts. Nach dem Speichern geht es zurück auf die Detailseite.

Der Reiter Teile hält fest, welche Ersatzteile zu dieser Maschine gehören. Jede Zeile zeigt Foto, Name, Lagerort und Bestand, am Rechner außerdem den Verbrauch der letzten zwölf Monate und ob der Bestand reicht, knapp oder leer ist.

Zuordnen, entnehmen und nachbestellen dürfen alle, die im Lager arbeiten dürfen. Ohne eigene Rechte-Gruppe sind das Techniker, Instandhaltungsleiter und Administrator; Mitarbeiter sehen die Liste nur.

Dieselbe Zuordnung erscheint im Ticket als „Teile für diese Maschine“ und am Ersatzteil unter „Passt zu“. Mehr dazu im Kapitel „Ersatzteillager“.

Prodify merkt sich bei jeder Statusänderung den Zeitpunkt. Daraus entsteht die Angabe „steht seit …“, egal ob der Status von Hand, über ein Ticket, einen Rundgang oder den Import gesetzt wurde. Drei Übergänge setzt Prodify selbst:

Über den Umschalter „Liste | Plan“ zeigt die Maschinenseite jede Halle als Plan: die Maschinen an ihrem Platz, in der Farbe ihres Zustands. Eine stehende Maschine ist rot gefüllt, eine mit offener Störung gelb, eine in Wartung blau; laufende bleiben weiß mit grünem Punkt. Die Zahl an der Maschine nennt die offenen Störungen. Antippen zeigt den Zustand, die offenen Störungen, „Maschine öffnen“ und „Störung melden“. Den Plan gibt es ab dem Pro-Tarif, auch am Handy und am Werkstatt-Tablet; das Tablet öffnet seine eigene Halle.

1. 1
   Plan einrichten

   Admin und Leitung öffnen „Plan einrichten“. Als Hintergrund dient ein Foto, am einfachsten vom Flucht- und Rettungsplan an der Wand, oder eine Bilddatei (JPG, PNG, höchstens 10 MB).
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   Maschinen setzen

   Maschine in der Liste „Noch nicht auf dem Plan“ antippen, dann die Stelle auf dem Plan. Die nächste Maschine ist danach schon gewählt. Gespeichert wird von selbst.
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   Zurechtrücken

   Gesetzte Maschinen lassen sich ziehen. Antippen zeigt „Größer“, „Kleiner“, „Drehen“ und „Vom Plan nehmen“; „Rückgängig“ nimmt den letzten Schritt zurück.

Die Hallen kommen aus dem Feld „Halle“ der Maschinen. Wechselt eine Maschine die Halle, erscheint sie im Plan der neuen Halle unter „Nicht auf dem Plan“, bis sie dort gesetzt wird. Euro-Beträge stehen nicht auf dem Plan.