Jede Rolle hat eine Standard-Gruppe, die ihre Rechte festlegt. Darüber hinaus legen Sie eigene Gruppen an und schalten in Klartext ein, was sie dürfen — etwa „Ersatzteile entnehmen und bestellen“ oder „Euro-Beträge sehen“. Eine eigene Gruppe lässt sich im Team wie eine Rolle zuweisen und ersetzt dann die Rechte der Rolle. Alles verwaltet der Administrator selbst, ohne Programmierung.
RELEVANT FÜR
AdministratorInstandhaltungsleiter
VORAUSSETZUNG
- Zugriff auf die Einstellungen
ERGEBNIS
Jede Person sieht und tut genau das, was ihre Aufgabe erfordert — fein abgestuft und am Server durchgesetzt.
Rollen sind Vorlagen, Gruppen sind die Feinsteuerung
Beim Einladen einer Person wählen Sie eine Rolle. Jede der vier Rollen ist mit einer gleichnamigen Standard-Gruppe verknüpft (Administrator, Instandhaltungsleiter, Techniker, Mitarbeiter), die jeder Betrieb automatisch erhält. Ändern Sie die Rechte der Techniker-Gruppe, gilt das sofort für alle Techniker. Für Sonderfälle legen Sie zusätzlich eigene Gruppen an.
Wo Sie es finden
Einstellungen → Team & Geräte → „Gruppen & Rechte“. Links die Liste der Gruppen mit Anzahl der Rechte, rechts die ausgewählte Gruppe. Standard-Gruppen tragen das Abzeichen „Standard“ und den Vermerk „Automatisch über Rolle“; sie lassen sich nicht löschen, ihre Rechte aber jederzeit anpassen. Bei Administrator und Instandhaltungsleiter steht statt der Schalter nur der Satz, dass sie immer alles dürfen.
- 1Gruppen & Rechte — Der Unterbereich; die Zahl nennt die vorhandenen Gruppen.
- 2Neue Gruppe — Namen eintragen und mit dem Plus anlegen.
- 3Standard je Rolle — Vier Standard-Gruppen, eine je Rolle, mit der Zahl ihrer Rechte.
- 4Rechte der Gruppe — Nach dem Auswählen einer Gruppe stehen hier die zwölf Schalter, darunter die Einzelrechte.
Was darf die Gruppe? Zwölf Schalter
Nach dem Anklicken einer Gruppe steht oben die Frage „Was darf die Gruppe …?“ und darunter je Fähigkeit ein Schalter mit einer kurzen Erklärung. Ein Schalter setzt oder entfernt alle zugehörigen Einzelrechte auf einmal. Ist nur ein Teil davon gesetzt, steht unter dem Schalter „teilweise, Details in den Einzelrechten“. Jede Änderung wird sofort gespeichert.
| Schalter | Was er freigibt |
|---|---|
| Störungen melden | Störungen anlegen und Tickets ansehen |
| Tickets bearbeiten und abschließen | Übernehmen, Protokoll, Arbeitszeit, Abschluss |
| Rundgänge und Wartungen erledigen | Wartung ansehen, anlegen und bearbeiten: Checklisten abhaken, Protokolle schreiben |
| Pflichtprüfungen eintragen | DGUV V3, UVV, Prüfrunden ansehen, anlegen und bearbeiten |
| Ersatzteile entnehmen und bestellen | Lager ansehen und buchen, Bestellungen ansehen und anlegen |
| An Firma geben | Aufträge an Fremdfirmen ansehen, anlegen und bearbeiten |
| Maschinen anlegen und ändern | Stammdaten der Anlagen |
| Stammdaten pflegen | Abteilungen, Störungsarten, Vorlagen |
| Euro-Beträge sehen | Kosten, Stundensätze, Rechnungsbeträge |
| Leitstand und Berichte | Leitstand und Auswertungen des Betriebs |
| Prodify Intelligence | Den Tagesbericht, sofern der Betrieb Prodify Intelligence gebucht hat |
| Einträge löschen | Wartungen, Ersatzteile und Aufträge an Fremdfirmen löschen |
Die Einzelrechte: Bereich × Aktion
Unter den Schaltern öffnet „Alle Einzelrechte anzeigen“ die feine Ansicht: je Zeile ein Bereich, dahinter seine möglichen Aktionen als anklickbare Pillen. Ein Klick auf den Bereichsnamen schaltet alle Aktionen der Zeile auf einmal an oder aus; darunter steht „Alles“, „Kein Zugriff“ oder wie viele Aktionen gesetzt sind.
| Bereich | Mögliche Aktionen |
|---|---|
| Störungen/Tickets | Ansehen · Erstellen · Bearbeiten · Abschließen |
| Maschinen | Ansehen · Erstellen · Bearbeiten |
| Wartung | Ansehen · Erstellen · Bearbeiten · Löschen |
| Ersatzteile | Ansehen · Erstellen · Bearbeiten · Löschen |
| Pflichtprüfungen | Ansehen · Erstellen · Bearbeiten |
| Externe Aufträge | Ansehen · Erstellen · Bearbeiten · Löschen |
| Bestellungen | Ansehen · Erstellen · Bearbeiten |
| Stammdaten | Ansehen · Bearbeiten |
| Leitstand | Ansehen |
| Berichte | Ansehen |
| Intelligence | Ansehen |
| Kosten (Euro-Beträge) | Ansehen |
| Aktion | Bedeutung |
|---|---|
| Ansehen | Bereich in der Navigation sichtbar, Daten lesbar. |
| Erstellen | Neue Einträge anlegen (z. B. Maschine, Wartungsplan). |
| Bearbeiten | Bestehende Einträge ändern, einschließlich Status. |
| Abschließen | Nur bei Störungen/Tickets — ein Ticket erledigen, getrennt von „Bearbeiten“. |
| Löschen | Einträge entfernen — nur dort, wo die Zeile diese Pille überhaupt anbietet. |
Nicht jede Zeile hat alle Aktionen
„Löschen“ bieten nur Wartung, Ersatzteile und Externe Aufträge an; „Abschließen“ gibt es ausschließlich bei Tickets. Leitstand, Berichte, Intelligence und Kosten sind reine Ansichten und haben deshalb nur „Ansehen“. Eine Maschine endgültig zu löschen bleibt Administrator und Instandhaltungsleiter vorbehalten — das ist keine Lücke, sondern Absicht.
Euro-Beträge sind ein eigenes Recht
Kosten in Euro — Stillstandskosten, Arbeits- und Teilekosten, Rechnungen von Fremdfirmen — sieht standardmäßig nur, wer Administrator oder Instandhaltungsleiter ist. Techniker sehen Minuten und Stunden, aber keine Beträge; Mitarbeiter ebenso wenig. Mit dem Schalter „Euro-Beträge sehen“ geben Sie das gezielt einer Gruppe frei.
Was gar nicht per Gruppe vergeben wird
Die Verwaltungsbereiche — Team, Abrechnung, Einstellungen außer den Stammdaten, Protokoll und Datenexport — stehen bewusst nicht in der Liste. Sie bleiben an die Rolle gebunden.
Eigene Gruppe als Rolle zuweisen
- 1Gruppe anlegenIn „Gruppen & Rechte“ oben links in das Feld „Neue Gruppe …“ einen Namen eintragen (z. B. „Lagerist“) und mit dem Plus anlegen. Danach die passenden Schalter einschalten.
- 2Mitglieder wählenUnter den Rechten steht die Liste der zuweisbaren Personen zum Anhaken. Administratoren und Instandhaltungsleiter fehlen dort, weil sie ohnehin Vollzugriff haben; deaktivierte Konten und Konten ohne E-Mail für das Werkstatt-Gerät ebenfalls.
- 3Oder im Team zuweisenDie Gruppe erscheint zusätzlich im Rollen-Auswahlfeld der Team-Liste und beim Einladen unter „Eigene Gruppe wählen“ — wie eine eigenständige Rolle.
Die Gruppe ersetzt die Rollenrechte, sie ergänzt sie nicht
Sobald eine Person mindestens einer eigenen Gruppe angehört, gelten ausschließlichdie Rechte aus ihren Gruppen. Die Voreinstellung ihrer Rolle fällt damit vollständig weg. Wer also einer Technikerin die Gruppe „Lagerist“ zuweist, die nur Ersatzteile enthält, nimmt ihr Tickets und Wartung — auch wenn die Rolle „Techniker“ stehen bleibt. Gehört jemand mehreren Gruppen an, addieren sich deren Rechte. Wird eine eigene Gruppe gelöscht, gilt für ihre Mitglieder wieder die Standard-Gruppe ihrer Rolle; wer über „Eigene Gruppe wählen“ eingeladen wurde, hat als Grundrolle Mitarbeiter.
Zuweisbar beim Verteilen im Leitstand
Enthält eine Gruppe das Recht „Tickets bearbeiten“, erscheinen ihre Mitglieder in der Ansicht „Verteilen“ des Leitstands automatisch als Bearbeiter — unabhängig von der Grundrolle. In den Zuweisungsfeldern der Ticket-Liste und des Ticket-Details greift weiterhin die Grundrolle.
Sicher gedacht: kein Aussperren, kein Schlupfloch
Admin & Leiter immer voll
Administrator und Instandhaltungsleiter behalten unabhängig von Gruppen-Änderungen Vollzugriff — niemand sperrt sich selbst aus.
Ohne Gruppe = Rollen-Standard
Wer keiner eigenen Gruppe angehört, bekommt die Rechte der Standard-Gruppe seiner Rolle. Sie müssen also nicht jede Person einsortieren.
Am Server durchgesetzt
Rechte werden nicht nur in der Oberfläche versteckt, sondern am Server geprüft — ein direkter Aufruf ohne Recht wird abgewiesen.
Protokolliert
Anlegen, Ändern, Löschen und Zuordnen von Gruppen landet im Protokoll.
Änderungen an einer Gruppe wirken nach wenigen Sekunden, ohne dass sich jemand neu anmelden muss.
VERWANDTE THEMEN
Benutzer & Rollen
Vier Rollen, Einladung per Mail und Code, Zwei-Faktor-Anmeldung und Passkey.
Leitstand
Für die Leitung: welche Maschine steht, wer woran arbeitet, was überfällig ist — in drei Ansichten Lage, Verteilen und Kennzahlen.
Verwaltung & Einstellungen
Die sechs Bereiche der Einstellungen: Mein Konto, Betrieb mit Kostensätzen, Team & Geräte, Stammdaten, Benachrichtigungen, Datenschutz.
Geräte & PIN-Login
Geteilte Firmengeräte einmal registrieren — Werker melden sich per Namens-Auswahl und PIN an, ganz ohne E-Mail.