Reports & Auswertungen

Die Seitenleiste führt unter „Verwaltung“ eine Gruppe „Berichte“ mit zwei Seiten. Die Zeitauswertung beantwortet, wohin die Arbeitszeit geflossen ist. Der Management-Report fasst einen Monat für die Leitung zusammen: Stillstand, Verfügbarkeit, Wartung, Pflichtprüfungen und Kosten — als Seite, als PDF und auf Wunsch als automatische Monatsmail.

Beide Berichte hängen in der Seitenleiste im Bereich Verwaltung in der aufklappbaren Gruppe Berichte: Zeitauswertung und Management-Report. Wer das Recht dafür nicht hat, sieht die Gruppe gar nicht — leere Gruppen fallen aus der Navigation heraus. Die frei zusammenstellbaren Auswertungen über 30 Tage, ein Quartal oder ein Jahr stehen dagegen im Tagesgeschäft direkt unter dem Leitstand (siehe Kapitel „Dashboard“).

Die Zeitauswertung wertet zwei Quellen zusammen aus: die Zeitbuchungen an Tickets und die Wartungsprotokolle mit einer Dauer größer null. Dadurch taucht jede Person auf, egal über welchen der beiden Wege sie ihre Zeit erfasst hat.

1. 1Summen — Erfasste Zeit, Störungen, Wartung und Arbeitskosten. Die Kosten nur mit dem Recht „Euro-Beträge sehen“.
2. 2Von – bis — Eigener Zeitraum; oben stehen Monat, Quartal und Jahr zur schnellen Wahl.
3. 3Excel — Export als Excel, daneben CSV.
4. 4Je Person — Tickets, Wartungen, Stunden und Kosten je Person.

Oben rechts wählen Sie Monat, Quartal oder Jahr; jede Stufe läuft vom Periodenbeginn bis heute. Darunter steht eine Leiste mit Alle und einem Knopf je Person. Wählen Sie eine Person, folgen ihr die Kennzahlen, die Maschinen-Tabelle und die Einträge. Die Tabelle „Nach Person“ bleibt vollständig, damit Sie vergleichen können.

Unter den Kennzahlen lässt sich mit Von und Bis ein eigener Zeitraum setzen, Aktualisieren lädt neu. Danach folgen drei Tabellen:

In der Spalte „Was“ steht, ob es eine Reparatur oder eine Wartungwar, dazu der Ticket-Titel oder der Name des Wartungsplans („Wartung ohne Plan“, wenn keiner dahintersteht). Bei Reparaturen sagt ein Zusatz wie „bis Erledigt“ oder „bis Pause“, womit die Buchung endete.

Der Export nimmt den Zeitraum, der gerade eingestellt ist. Ist eine Person gewählt, enthält das Blatt „Buchungen“ nur ihre Einträge; die Auswertung je Person bleibt vollständig. Die Kostenspalte kommt nur mit dem Recht „Euro-Beträge sehen“ mit. Beide Knöpfe sind gesperrt, solange keine Buchungen im Zeitraum liegen.

Der Management-Report rechnet immer über genau einen Kalendermonat. Am Rechner steht oben rechts die Auswahl mit den letzten zwölf Monaten, am Handy blättern zwei Pfeile neben dem Monatsnamen.

1. 1Monat — Welcher Monat gezeigt wird.
2. 2Monatsversand — Die automatische Mail zum Monatsanfang; der Punkt zeigt, ob sie an oder aus ist.
3. 3PDF — Der Monat als eine Seite PDF.
4. 4Kennzahlen — Verfügbarkeit, Stillstand, Produktionsausfall, Instandhaltungskosten, Wartung pünktlich und Ø Reparaturzeit, jeweils mit dem Vormonat.
5. 5Größte Ausfälle — Die Maschinen mit dem meisten Stillstand im Monat.

Ganz oben steht Was diesen Monat zählt: bis zu drei Sätze, die Prodify nach festen Regeln aus den Zahlen der Seite bildet, zum Beispiel „8 Maschinen standen zusammen 4.680 Stunden, am längsten die R2 mit 666 Stunden“ oder „3 Pflichtprüfungen sind überfällig“. Dieselben Sätze stehen im PDF und in der Monatsmail.

Darunter folgen die Kennzahlen. Unter jeder steht der Wert des Vormonats, etwa „August: 5.208 h“. Gibt es für den Vormonat keine Daten, steht dort „kein Vergleich“ — es wird nichts hochgerechnet.

Darunter stehen drei Blöcke nebeneinander:

Mit Euro-Recht folgen die Tabelle Instandhaltungskosten nach Kostenart (Arbeit Störungen, Arbeit Routine-Wartung, Ersatzteile, Externe Firmen, Sonstige) und Teuerste Anlagen mit Instandhaltung, Ausfall und Gesamt. Der Monatsvergleich zeigt den gewählten Monat und die fünf davor mit Verfügbarkeit, Stillstand, Instandhaltungskosten (ohne Euro-Recht: Arbeitszeit) und Wartungspünktlichkeit. Monate ohne Daten tragen „keine Daten“.

PDF herunterladen öffnet eine Vorschau, aus der sich die Datei speichern lässt („Monatsbericht_2026-09.pdf“). Das PDF passt auf eine Seite und nennt oben Firmenname und Anschrift. Es enthält die drei Sätze, den Stillstand je Kalenderwoche, die drei größten Ausfälle, Kosten bzw. Arbeitszeit, Wartung, Pflichtprüfungen und den Vergleich mit den zwei Vormonaten. Euro-Beträge stehen nur darin, wenn Sie sie auch auf der Seite sehen.

Der Knopf Monatsversand im Seitenkopf zeigt „an“ oder „aus“ und öffnet ein Fenster mit dem Schalter und der Empfängerliste. Es ist dieselbe Liste wie unter Einstellungen → Benachrichtigungen → Management-Report.

1. 1
   Empfänger eintragen

   Im Fenster „Mich eintragen“ oder „Adresse hinzufügen“. Solange niemand eingetragen ist, steht dort „Geht an niemanden“.
2. 2
   Schalter einschalten

   Darunter steht, wann der nächste Versand kommt, etwa „Nächster Versand: 1. Oktober, Bericht September 2026“.
3. 3
   Einmal testen

   „Test an mich schicken“ schickt den Bericht sofort, aber nur an Ihre eigene Adresse.

Der Versand läuft am 1. jedes Monats für den abgeschlossenen Vormonat, mit dem PDF im Anhang. Pro Monat geht genau eine Mail raus, auch wenn der Server zwischendurch neu startet. Die Mail an die eingetragenen Adressen enthält die Euro-Beträge — tragen Sie deshalb nur Adressen ein, die diese Zahlen sehen sollen.

Beide Seiten hängen am Recht Leitstand und Berichte (Berichte ansehen). Administrator und Instandhaltungsleiter haben es immer. Für andere Rollen kann der Administrator es über eine Rechte-Gruppe freigeben — dann erscheint die Gruppe „Berichte“ auch bei ihnen in der Seitenleiste. Wer die Adresse ohne das Recht aufruft, sieht „Kein Zugriff auf den Management-Report“.

Euro-Beträge zeigen beide Seiten und das PDF nur mit dem Recht Euro-Beträge sehen. Ohne dieses Recht schickt Prodify die Beträge gar nicht erst mit; es bleiben Stunden und Anteile. Den Monatsversand einrichten und den Testversand auslösen dürfen nur Administrator und Instandhaltungsleiter, unabhängig von der Gruppe.